GZ: 2023-0.358.049 vom 7. Juli 2023 (Verfahrenszahl: DSB-D124.1185/22)
[Anmerkung Bearbeiter/in: Namen und Firmen, Rechtsformen und Produktbezeichnungen, Adressen (inkl. URLs, IP- und E-Mail-Adressen), Aktenzahlen (und dergleichen), statistische Angaben etc., sowie deren Initialen und Abkürzungen können aus Pseudonymisierungsgründen abgekürzt und/oder verändert sein. Offenkundige Rechtschreib-, Grammatik- und Satzzeichenfehler wurden korrigiert.]
BESCHEID
SPRUCH
Die Datenschutzbehörde entscheidet über die Datenschutzbeschwerde von Johannes A*** (Beschwerdeführer) vom 31. August 2022 gegen die N*** Verkehrsbetriebe AG (Beschwerdegegnerin) wegen Verletzung im Recht auf Löschung wie folgt:
- Die Beschwerde wird als unbegründet abgewiesen .
Rechtsgrundlagen : Art. 4 Z 7, Art. 6, Art 17 Abs. 1 lit. d und Abs. 3 lit. b, Art. 51 Abs. 1, Art. 57 Abs. 1 lit. f sowie Art. 77 Abs. 1 der Verordnung (EU) 2016/679 (Datenschutz-Grundverordnung, im Folgenden: DSGVO), ABl. Nr. L 119 vom 4.5.2016 S. 1; §§ 18 Abs. 1 sowie 24 Abs. 1 und Abs. 5 des Datenschutzgesetzes (DSG), BGBl. I Nr. 165/1999 idgF; § 132 Abs. 1 der Bundesabgabenordnung (BAO), BGBl. Nr. 194/1961 idgF; § 190 und § 212 des Unternehmensgesetzbuchs (UGB), dRGBl. S 219/1897 idgF; § 18 des Umsatzsteuergesetzes 1994 (UStG 1994), BGBl. Nr. 663/1994 idgF.
BEGRÜNDUNG
A. Vorbringen der Parteien und Verfahrensgang
1. Mit Beschwerde vom 31. August 2022 wandte sich der Beschwerdeführer an die Datenschutzbehörde und behauptete darin, von der Beschwerdegegnerin in seinem Recht auf Löschung verletzt worden zu sein. Hierzu führte der Beschwerdeführer aus, dass er laut Schreiben der Beschwerdegegnerin von Ende Juni 2022 am 22. Mai 2022 ohne Fahrausweis in einem öffentlichen Verkehrsmittel in H*** angetroffen worden sei. Da der Beschwerdeführer zum fraglichen Zeitpunkt nicht in H*** gewesen sei und er ein Klimaticket besitze, sei er davon ausgegangen, dass es sich um eine Verwechslung handle. Dies habe er am 20. Juni 2022 der Beschwerdegegnerin mitgeteilt. Am 21. Juni 2022 habe ihn die Beschwerdegegnerin aufgefordert, eine Kopie seines Klimatickets und eines amtlichen Lichtbildausweises zu übermitteln. Nach Übermittlung eines Scans des Klimatickets sei der Fall geschlossen worden. Mit der Übermittlung habe er auch die Löschung des Scans des Klimatickets nach Abschluss des Falls verlangt. Zudem habe der Beschwerdeführer am 21. Juni 2022 ein Löschbegehren gemäß Art. 17 DSGVO an die Beschwerdegegnerin bezüglich der Daten, die aus diesem Fall entstanden seien, gestellt. Am 30. Juni 2022 habe die Beschwerdegegnerin ihm mitgeteilt, dass sie dem Antrag des Beschwerdeführers nicht nachkommen werde und habe sich dabei auf § 212 Abs. 1 UGB gestützt. Da die Mehrgebührennachforderung auf einem Missverständnis beruhe, sei nach der Übermittlung des Klimatickets geklärt gewesen, dass der buchhalterische Vorgang nicht hätte ausgelöst werden sollen. Dementsprechend sei in diesem Moment auch klar gewesen, dass die personenbezogenen Daten des Beschwerdeführers nicht hätten verarbeitet werden sollen. Nachdem die Beschwerdegegnerin das Klimaticket des Beschwerdeführers gelöscht hätte, sähe diese das auch so. Im Sinne einer vollständigen Buchhaltung seien lediglich die Daten der Ausstellung der Rechnung bzw. der Mehrgebühr, sowie der Stornierung aufzubewahren. Ausgehend vom § 190 Abs. 4 UGB sehe der Beschwerdeführer die Eintragungs- und Aufbewahrungspflichten jedoch anders. Da die Datenverarbeitung unbeabsichtigt stattgefunden habe und sich die Mehrgebühr nach kurzer Klärung erledigt habe, sei gemäß dem Grundsatz der Datenminimierung davon auszugehen, dass seine personenbezogenen Daten in den jeweiligen Belegen – mit einer entsprechenden Erklärung - geschwärzt werden könnten. Außerdem vermute er, dass die Daten ohne Rechtsgrundlage verarbeitet würden, da keine Gründe nach Art. 6 DSGVO vorlägen und die Daten nach Art. 17 Abs. 1 lit. d DSGVO daher zu löschen seien. Die Beschwerdegegnerin habe durch Fahrlässigkeit (offenbar nicht erfolgte Kontrolle eines Ausweises) den Buchungsvorgang und damit die Verarbeitung seiner Daten überhaupt erst ausgelöst. Daher sei die Rechtmäßigkeit der Verarbeitung zu keinem Zeitpunkt gegeben gewesen.
2. Mit Stellungnahme vom 25. September 2022 brachte die Beschwerdegegnerin zusammengefasst vor, dass im Zuge einer Kontrolle durch Mitarbeiter der Beschwerdegegnerin ihrer Abteilung „Sicherheit und Service“ am 22. Mai 2022 auf der Linie ** von dem dort kontrollierten und ohne gültigen Fahrschein angetroffenen Fahrgast u.a. das Geburtsdatum und der Name des Beschwerdeführers sowie eine Adresse bekanntgegeben worden seien. Gleichzeitig sei dem Fahrgast eine Mehrgebühr, das sei eine Vertragsstrafe auf Basis der Tarif- und Beförderungsbedingungen der Beschwerdegegnerin, ausgestellt worden. Der Vorgang und die personenbezogenen Daten seien in der von den Mitarbeitern für die Dokumentation des Kontrollvorgangs verwendeten Datenanwendung „Validierung und Verwaltung Fahrscheinkontrollen“ verarbeitet worden (i.d.F. „***IS“ genannt). Die zur weiteren Rechtsverfolgung relevanten personenbezogenen Daten des Kontrollvorgangs seien über eine Schnittstelle in der Datenanwendung „Verwaltung und Bearbeitung von Mehrgebühren“ (i.d.F. „MG**a“ genannt) übertragen worden. Im Zuge der Forderungseintreibung sei eine Mahnung an den Beschwerdeführer gesandt worden. Aufgrund dieser Mahnung habe sich der Beschwerdeführer am 20. Juni 2022 bei der für die Bearbeitung von Mahngebühren zuständigen Abteilung „Kundendialog“ gemeldet und bestritten, die bei der Kontrolle ohne gültigen Fahrschein angetroffene Person zu sein. Er habe angegeben, zu diesem Zeitpunkt nicht in H*** gewesen zu sein und ein Klimaticket zu besitzen. Die Korrespondenz und die dabei bekannt gegebenen Daten seien in der Anwendung „Kundendienstprogramm Mehrgebühren“ erfasst und verarbeitet worden. Nach Aufforderung habe der Beschwerdeführer eine Kopie seines Klimatickets übermittelt. Dabei habe es sich um ein zum Zeitpunkt der Kontrolle gültiges Ticket gehandelt, weshalb die Mehrgebühr storniert und der Grund der Stornierung vermerkt worden sei. Dabei seien im „MG**a“ der Datensatz der Mehrgebühr, der Name des Beschwerdeführers, die Nummer und die Gültigkeit des Klimatickets erfasst worden. Am 21. Juni 2022 sei das Löschbegehren des Beschwerdeführers bei der Beschwerdegegnerin eingelangt. In Zuge der Bearbeitung des Löschbegehrens des Beschwerdeführers sei die Löschung einzelner Daten geprüft und der komplette Datensatz in der Anwendung „Kundendienstprogramm Mehrgebühren“ sowie die Kopie des Klimatickets in der Anwendung „MG**a“ gelöscht worden. Der im Datensatz vermerkte Grund der Stornierung bzw. Ausbuchung sei nicht gelöscht worden. Im Antwortschreiben sei darauf hingewiesen worden, dass alle Daten, die im Rahmen des Löschbegehrens verarbeitet würden, für drei Jahre aufbewahrt würden. Die Beschwerdegegnerin unterliege der in § 190 UGB festgehaltenen Buchführungspflicht. Im Wesentlichen gleichlautende Verpflichtungen ergäben sich auch aus § 18 UStG 1994 und § 132 BAO. Der Eintrag in das Buchhaltungssystem erfolge mit der automatisierten Übermittlung der Daten aus „***IS“ ins „MG**a“, da damit im „MG**a“ eine Forderung des Unternehmens an den Fahrgast (und auch eine Umsatzsteuerbuchung) ausgelöst werde. Diese werde in weiterer Folge entweder in den Status „bezahlt“ oder „abgeschrieben“ gesetzt. Auch die Stornierung, die damit verbundene buchhalterische Ausschreibung und der Nachweis dafür unterlägen der buchhalterischen Aufbewahrungsfrist. Sinn und Zweck dieser Regelungen sei es, für allfällige Prüfvorgänge durch Kontrollinstanzen (Steuerbehörde, Wirtschaftsprüfer) über die gesetzlich vorgeschriebene Dauer eine nachprüfbare Dokumentation von Buchhaltungsvorgängen sicherzustellen. Damit solle einerseits den Pflichten eines ordentlichen Kaufmanns und andererseits der Nachprüfbarkeit der Richtigkeit von steuerlich relevanten Vorgängen genüge getan werden. Eine Löschung oder Anonymisierung der Daten des Beschwerdeführers habe zur Folge, dass der Eintrag in den Büchern verfälscht wäre und die Beschwerdegegnerin ihren Pflichten nicht nachkommen könne. Der Zweck der Datenanwendung „***IS“ sei die Schaffung einer revisionssicheren Dokumentation des Kontrollvorgangs sowie die Eingabe und Validierung von dabei ausgestellten Mehrgebühren. Die darin enthaltenen Daten seien daher Teil des Geschäftsvorgangs, der der Buchung zugrunde liege und unterliege ebenfalls den Aufbewahrungspflichten. Die Verarbeitung der Daten „***IS“ erfülle darüber hinaus auch die Funktion, Basis für die Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen zu sein. Besonders die – zusätzlich zu den Angaben in „MG**a“ – enthaltenen Daten, wie beispielsweise die allgemeine Personenbeschreibung oder die Namen der kontrollierenden Mitarbeiter, dienten im Fall der Bestreitung einer Forderung der Beweisführung vor Gericht. Es könne kein fahrlässiges Verhalten bei der gegenständlichen Erfassung von Daten vorgeworfen werden. Die Mitarbeiter ersuchten schon aus Gründen der Eindeutigkeit der Identifikation eines Fahrgastes um Ausweisleistung. Wenn ein kontrollierter Fahrgast jedoch keinen Ausweis bei sich führe oder diesen nicht vorweise, verfügten die Mitarbeiter jedoch über keine Zwangsmöglichkeiten, die Identität festzustellen. Die Verarbeitung der Daten bis zum Ende der Aufbewahrungspflicht am 31. Dezember 2029 sei daher geboten und somit zulässig.
3. Im Rahmen des seitens der Datenschutzbehörde gewährten Parteiengehörs brachte der Beschwerdeführer in seiner Stellungnahme vom 25. Oktober 2022 vor, dass kein Beförderungsvertrag zustande gekommen sei. Dieser käme nämlich nur zustande, wenn, wie in Punkt A der Beförderungsbedingungen der Beschwerdegegnerin beschrieben, man in eine Straßenbahn oder einen Bus einsteige [Anmerkung Bearbeiter/in: hier aus Pseudonymisierungsgründen gekürzt]. Da der Beschwerdeführer nichts davon am fraglichen Tag getan habe, sei er keinen privatrechtlichen Vertrag eingegangen und dieser könne daher auch nicht als Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung herangezogen werden. Er könne das Argument, dass eine Ausweiskontrolle nicht möglich wäre, nicht nachvollziehen. Dass die Polizei zu solchen Einsätzen regelmäßig nicht erscheine, sei weder seinem Verantwortungsbereich zuzuordnen noch ein Grund für die Datenverarbeitung. Es wäre auch eine Anonymisierung denkbar, um den Personenbezug der Daten zum Beschwerdeführer aufzuheben. Seine Beschwerde beziehe sich nicht auf die Erhebung oder Verarbeitung der allgemeinen Personenbeschreibung der kontrollierten Person. Er bestreite aber weiter die Rechtmäßigkeit der Verarbeitung seiner eigenen Daten und bleibe bei seiner Meinung, dass diese nur aus Fahrlässigkeit entstanden sei.
4. In ihrer ergänzenden Stellungnahme vom 3. Mai 2023 bestätigte die Beschwerdegegnerin nochmals, dass in der Datenanwendung „Kundendienst Mehrgebühren“ keine personenbezogenen Daten des Beschwerdeführers mehr verarbeitet würden. Hinsichtlich „***IS“ brachte die Beschwerdegegnerin einen Datenauszug betreffend die verarbeiteten Daten des Beschwerdeführers in Vorlage und führte hierzu aus, dass diese Daten in weiterer Folge zur Forderungsbetreibung und Abrechnung in das System „MG**a“ übertragen würden. In diesem Programm erfolge die Verarbeitung zur Erfüllung der buchhalterischen Aufbewahrung. Zu „MG**a“ übermittelt die Beschwerdegegnerin 5 Auszüge namens „Vorfallshauptansicht“, „Vorfalls- und Personenanzeige“, „Bearbeitungshistorie betreffend den Vorfall“, „Debitoren Einzelpostenliste“ und „Änderungsbelege Debitor“. Bei der Kontrolle der kontrollierten Person sei als Adresse die I***platz 5*/9*, **** H***, angegeben worden. Im Rahmen der Forderungsbetreibung sei festgestellt worden, dass Johannes A***, geboren am 30. Mai 199* nicht an der angegebenen Adresse wohnhaft sei. Aus diesem Grund sei eine Abfrage aus dem ZMR auf Grund des berechtigten Interesses zur Geltendmachung von Rechtsansprüchen gemacht und die Adresse auf V***-Gasse *3, **** H***, geändert worden. Wie bereits erwähnt, löse die Kontrolle bzw. die damit entstehende Forderung einen buchhalterischen Vorgang aus, womit die einschlägigen Vorschriften zur Buchführung zur Anwendung kämen. Der Beschwerdeführer gestehe selbst zu, dass die Änderungen der Bücher nachvollziehbar bleiben müssten. Aus diesem Grund würden auch alle Änderungen der Daten, wie in der Beilage „Änderungsbelege Debitor“ bei der Adresse ersichtlich, dokumentiert. Dies habe zum Ergebnis, dass die Daten des Beschwerdeführers jedenfalls in diesen Änderungsbelegen gespeichert blieben bzw. auch auf Grund des bereits erwähnten Radierverbots gespeichert bleiben müssten. Selbst wenn die Stammdaten zu diesem Vorfall (Beilage „Vorfallshauptansicht“ in Zusammenschau mit Beilage „Vorfalls- und Personenanzeige“ geändert würden.
5. Im Rahmen des abschließenden Parteiengehörs brachte der Beschwerdeführer in seinem Schreiben vom 11. Mai 2023 vor, dass es richtig sei, dass ich nicht an der Adresse I***platz 5*/9*, **** H***, gemeldet sei und das auch nie gewesen sei. Diese Adresse sei ihm auch nicht bekannt. Zudem bestreite er auch nicht, dass die Abfragen aus dem ZMR generell in das berechtige Interesse der N*** Verkehrsbetriebe fielen. Der Beschwerdeführer bestreite jedoch, dass die Abfrage zulässig sei, wenn vorher nicht ausreichend geprüft worden sei, ob sie auch die richtige Person treffe, so wie es hier nicht geschehen sei. Wie beweisbar, sei er nicht in H*** und somit nicht in dieser Kontrolle gewesen und damit seien seine Daten unberechtigt abgefragt worden. Dies nur, weil seitens der Beschwerdegegnerin keine (ausreichenden) Maßnahmen getroffen worden seien, die Identität der kontrollierten Person festzustellen. Natürlich könne bei Vorlage eines Ausweises auch die falsche Adresse angegeben werden, dann wäre die ZMR Abfrage aber auch zulässig, weil Schritte gesetzt worden sein, die Identität der kontrollierten Person zu überprüfen. Buchungen müssten natürlich nachvollziehbar bleiben. Diese Buchung hätte aber nie passieren dürfen. Sie sei nur passiert, weil die Beschwerdegegnerin keine hinreichenden Maßnahmen setze, um die Identität der kontrollierten Personen festzustellen. "Nachvollziehbar" heiße aber eben nicht, dass die Buchungen gar nicht verändert werden dürfe. Es wäre denkbar, die Referenz zu meinem Namen z.B. durch "Vorgang Nummer " zu ersetzen. Damit sei die Zuordnung der Buchungen immer noch möglich, ohne, dass sein Name oder sonstige Daten damit in Verbindung gebracht würden. Diese könnten dann auch problemlos gelöscht werden. Über die Verarbeitung seiner Daten im Zuge des Änderungsbegehrens beschwere er sich nicht. Die in Beilage „Vorfallshauptansicht“ und „Vorfalls- und Personenanzeige“ ersichtlichen Daten gingen aber über die dafür notwendigen Dateninhalte hinaus.
B. Beschwerdegegenstand
Beschwerdegegenstand ist die Frage, ob die Beschwerdegegnerin den Beschwerdeführer dadurch in seinem Recht auf Löschung verletzt hat, indem sie seinem Antrag auf Löschung nicht entsprochen hat.
C. Sachverhaltsfeststellungen
1. Am 22. Mai 2022 wurde ein Fahrgast auf der Linie ** durch Mitarbeiter der Beschwerdegegnerin kontrolliert und konnte keinen gültigen Fahrschein vorweisen. Diese Person gab im Zuge der Kontrolle den Namen und das Geburtsdatum des Beschwerdeführers und die Adresse I***platz 5*/9*, **** H***, an. Dem Fahrgast wurde eine Mehrgebühr ausgestellt.
Beweiswürdigung: Diese Feststellung beruht zum einen auf dem nachvollziehbaren Vorbringen des Beschwerdeführers in seiner Beschwerde vom 31. August 2022 sowie den hierzu ergänzenden Ausführungen der Beschwerdegegnerin in ihren Stellungnahmen vom 25. September 2022 und 3. Mai 2023.
Dieser Vorgang und die personenbezogenen Daten wurden für die Dokumentation des Kontrollvorgangs in der Datenanwendung „Validierung und Verwaltung Fahrscheinkontrollen“, auch „***IS“ genannt, verarbeitet. Die zur Forderungsbeitreibung und Abrechnung relevanten Daten des Kontrollvorgangs wurden über eine Schnittstelle in die Datenanwendung „Verwaltung und Bearbeitung von Mehrgebühren“, auch „MG**a“ genannt, übertragen. In diesem Programm erfolgt die Verarbeitung zur Erfüllung der buchhalterischen Aufbewahrung.
Beweiswürdigung : Diese Feststellungen beruhen auf dem Vorbringen der Beschwerdegegnerin in ihren Stellungnahmen vom 25. September 2022 und 3. Mai 2023, das vom Beschwerdeführer nicht in Abrede gestellt wurde.
2. Da im Rahmen der Forderungsbetreibung von der Beschwerdegegnerin festgestellt wurde, dass der Beschwerdeführer nicht an der angegebenen Adresse wohnhaft ist, wurde eine Abfrage im ZMR durchgeführt und die Adresse auf jene des Beschwerdeführers, nämlich V***-Gasse *3, **** H***, geändert.
Beweiswürdigung: Diese Feststellung ergibt sich auf Grund des Vorbringens der Beschwerdegegnerin in ihren Stellungnahmen vom 25. September 2022 und 3. Mai 2023, mitsamt den in Vorlage gebrachten Unterlagen.
3. Im Zuge der Forderungseintreibung wurde eine Mahnung an den Beschwerdeführer versendet.
Nachdem der Beschwerdeführer mit Schreiben vom 20. Juni 2022 bestritt, dass er die bei der Kontrolle ohne gültigen Fahrschein angetroffene Person war, wurde diese Korrespondenz sowie die dabei bekanntgegebenen Daten in der Anwendung „Kundendienstprogramm Mehrgebühren“ verarbeitet. Nach Aufforderung seitens der Beschwerdegegnerin übermittelte der Beschwerdeführer eine Kopie seines Klimatickets, woraufhin die Mehrgebühr storniert und der Grund der Stornierung vermerkt wurde. Dabei wurden in der Datenanwendung „MG**a“ unter anderem der Datensatz der Mehrgebühr, der Name des Beschwerdeführers, die Nummer und die Gültigkeit des Klimatickets erfasst.
Beweiswürdigung: Diese Feststellungen beruhen auf dem Vorbringen der Beschwerdegegnerin in ihrer Stellungnahme vom 25. September 2022, das vom Beschwerdeführer nicht in Abrede gestellt wurden.
4. Mit Schreiben vom 21. Juni 2022 stellte der Beschwerdeführer einen Antrag auf Löschung seiner personenbezogenen Daten an die Beschwerdegegnerin.
Die Beschwerdegegnerin löschte daraufhin den Datensatz und somit sämtliche personenbezogene Daten des Beschwerdeführers in den Anwendungen „Kundendienstprogramm Mehrgebühr“ und die Kopie des Klimatickets in den Anwendungen „MG**a“. Der im Datensatz vermerkte Grund der Stornierung wurde nicht gelöscht.
Mit Schreiben vom 30. Juni 2022 teilte die Beschwerdegegnerin dem Beschwerdeführer unter Verweis auf § 212 Abs. 1 UGB und Art. 17 Abs. 3 lit. e DSGVO mit, dass sie dem Löschbegehren vom 21. Juni 2022 nicht vollständig entsprechen werde.
Beweiswürdigung: Diese Feststellung beruht zum einen auf dem Vorbringen des Beschwerdeführers in seiner Beschwerde vom 31. August 2022 und zum anderen auf dem Vorbringen der Beschwerdegegnerin in ihren Stellungnahmen vom 25. September 2022 und 3. Mai 2023, die vom Beschwerdeführer nicht bestritten wurden.
5. Die Beschwerdegegnerin verarbeitet in ihrem System „***IS“ folgende personenbezogenen Daten des Beschwerdeführers (die Schwärzungen wurden seitens der Beschwerdegegnerin vorgenommen und betreffen, laut Beschwerdegegnerin, personenbezogenen Daten, die nicht jene des Beschwerdeführers seien):
[Anmerkung Bearbeiter/in: Das an dieser Stelle als Faksimile (grafische Datei) wiedergegebene Ausdruck aus dem System „***IS“ mit personenbezogenen Daten (u.a. Name, angebliche Adresse und Geburtsdatum des Beschwerdeführers, Datum, Zeit Ort und nähere Umstände der Kontrolle) kann mit zumutbarem Aufwand nicht pseudonymisiert werden und wurde daher entfernt.]
Die Beschwerdegegnerin verarbeitet in ihrem System „Verwaltung und Bearbeitung von Mehrgebühren – MG**a“ folgende personenbezogenen Daten des Beschwerdeführers:
„Vorfallshauptansicht“
[Anmerkung Bearbeiter/in: Das an dieser Stelle als Faksimile (grafische Datei) wiedergegebene Ausdruck aus dem System „MG**a“ mit personenbezogenen Daten (u.a. Name, angebliche Adresse und Geburtsdatum des Beschwerdeführers, Datum, Zeit Ort und nähere Umstände der Kontrolle) kann mit zumutbarem Aufwand nicht pseudonymisiert werden und wurde daher entfernt.]
„Vorfalls- und Personenanzeige“
[Anmerkung Bearbeiter/in: Das an dieser Stelle als Faksimile (grafische Datei) wiedergegebene Ausdruck aus dem System „MG**a“ mit personenbezogenen Daten (u.a. Name, angebliche Adresse und Geburtsdatum des Beschwerdeführers, Datum, Zeit Ort und nähere Umstände der Kontrolle) kann mit zumutbarem Aufwand nicht pseudonymisiert werden und wurde daher entfernt.]
„Bearbeitungshistorie betreffend den Vorfall“
[Anmerkung Bearbeiter/in: Das an dieser Stelle als Faksimile (grafische Datei) wiedergegebene Ausdruck aus dem System „MG**a“ mit personenbezogenen Daten kann mit zumutbarem Aufwand nicht pseudonymisiert werden und wurde daher entfernt.]
„Debitoren Einzelpostenliste“
[Anmerkung Bearbeiter/in: Das an dieser Stelle als Faksimile (grafische Datei) wiedergegebene Ausdruck aus dem System „MG**a“ mit personenbezogenen Daten (u.a. Name, angebliche Adresse und Geburtsdatum des Beschwerdeführers, Datum, Zeit Ort und nähere Umstände der Kontrolle) kann mit zumutbarem Aufwand nicht pseudonymisiert werden und wurde daher entfernt. Aus den wiedergegebenen Buchungszeilen geht hervor, dass der Saldo der eingebuchten Forderung gegen den Beschwerdeführer durch Einfügen einer Stornierungsbuchung auf 0 gestellt wurde.]
„Änderungsbelege Debitor“
[Anmerkung Bearbeiter/in: Das an dieser Stelle als Faksimile (grafische Datei) wiedergegebene Ausdruck aus dem System „MG**a“ mit personenbezogenen Daten kann mit zumutbarem Aufwand nicht pseudonymisiert werden und wurde daher entfernt.]
Beweiswürdigung : Diese Feststellungen beruhen auf den mit der Stellungnahme vom 3. Mai 2023 von der Beschwerdegegnerin in Vorlage gebrachten Unterlagen, deren Richtigkeit durch den Beschwerdeführer nicht in Abrede gestellt wurde.
D. In rechtlicher Hinsicht folgt daraus:
1. Die Beschwerdegegnerin verarbeitet personenbezogene Daten des Beschwerdeführers und ist zweifelsfrei Verantwortliche iSd. Art. 4 Z 7 DSGVO.
2. Nach Art. 17 Abs. 1 DSGVO steht grundsätzlich jeder betroffenen Person das Recht zu, die Löschung ihrer personenbezogenen Daten von einem Verantwortlichen zu begehren. Nach Abs. 3 lit. b leg. cit. kann der Verantwortliche ein derartiges Löschbegehren jedoch verweigern, soweit die Verarbeitung der Daten „ zur Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung , die die Verarbeitung nach dem Recht der Union oder der Mitgliedstaaten, dem der Verantwortliche unterliegt […] “ erforderlich ist.
3. Die Beschwerdegegnerin beruft sich hinsichtlich der (weiteren) Speicherung der personenbezogenen Daten des Beschwerdeführers im Zuge der Stornierung der Mehrgebühr im Wesentlichen auf §§ 190 und 212 Abs. 1 UGB, § 18 UStG 1994 und § 132 BAO.
Gemäß § 212 Abs. 1 UGB hat der Unternehmer seine Bücher, Inventare, Eröffnungsbilanzen, Jahresabschlüsse samt den Lageberichten, Konzernabschlüsse samt den Konzernlageberichten, empfangene Geschäftsbriefe, Abschriften der abgesendeten Geschäftsbriefe und Belege für Buchungen in den von ihm gemäß § 190 zu führenden Büchern (Buchungsbelege) sieben Jahre lang geordnet aufzubewahren ; darüber hinaus noch solange, als sie für ein anhängiges gerichtliches oder behördliches Verfahren, in dem der Unternehmer Parteistellung hat, von Bedeutung sind. Die Aufzählung der aufzubewahrenden Unterlagen in § 212 Abs. 1 UGB ist nach den Materialien bloß demonstrativ (vgl. Fraberger/Petritz in Hirschler , BilR § 212 Rz 10; ErlRV RLG 52).
Das Steuerrecht sieht eine Parallelbestimmung in § 132 BAO vor, deren Ausführungen sich weitestgehend mit jenen von § 212 UGB decken (vgl U. Torggler in Straube/Ratka/Rauter , WK UGB II/RLG3 § 212 Rz 4). Soweit Geschäftspapiere und sonstige Unterlagen für die Abgabenerhebung von Bedeutung sind, sollen auch diese sieben Jahre aufbewahrt werden (vgl. auch die Aufzeichnungspflicht von Rechnungen nach § 11 UStG 1994 geregelt in § 18 UStG 1994).
Die Norm ist notwendiges Erfordernis um der Rechnungslegungspflicht gemäß §§ 189 ff UGB nachzukommen (vgl. Steiner in Straube/Ratka/Rauter , UGB II/RLG § 212). Geschäftsvorfälle und Buchhaltungsvorgänge sollen in einer nachvollziehbaren Weise dargelegt werden können, um den zuständigen Behörden – über einen gewissen Zeitraum hinaus – abgabenrechtliche Feststellungen und insbesondere Nachprüfungen zu ermöglichen. Auch die Stornierung einer Forderung und die damit im Zusammenhang stehende buchhalterische Abschreibung ist in der Buchhaltung zu vermerken, um die Entstehung und Abwicklung dieses Geschäftsfalles nachvollziehbar zu dokumentieren.
4. Ausgehend von den getroffenen Feststellungen hält die Datenschutzbehörde fest, dass die personenbezogenen Daten des Beschwerdeführers ohne sein Zutun von der Beschwerdegegnerin erhoben wurden. Die kontrollierte Person handelte offenbar in betrügerischer Absicht, als sie im Zuge der Kontrolle ihres Fahrscheins nicht ihre eigenen personenbezogenen Daten, sondern jene des Beschwerdeführers, nämlich seinen Namen und sein Geburtsdatum, sowie eine falsche Adresse bekanntgab. Nichtsdestotrotz wurde von den Mitarbeitern der Beschwerdegegnerin am 22. Mai 2022 ein Fahrgast ohne gültigen Fahrschein angetroffen, an diesen eine Mehrgebühr ausgestellt und somit ein Geschäftsfall im Sinne des UGB und der BAO ausgelöst.
5. Wie festgestellt, wurde im Zuge dessen der Kontrollvorgang, einschließlich der personenbezogenen Daten des Beschwerdeführers in die Datenanwendung „Validierung und Verwaltung Fahrscheinkontrollen“, auch „***IS“ genannt, zum Zweck der Dokumentation des Kontrollvorgangs, eingetragen und die zur Forderungsbetreibung und Abrechnung relevanten Daten des Kontrollvorgangs über eine Schnittstelle in die Datenanwendung „Verwaltung und Bearbeitung von Mehrgebühren“, auch „MG**a“ genannt, zum Zweck der buchhalterischen Aufbewahrung, übertragen. In beiden gegenständlichen Datenanwendungen werden die personenbezogenen Daten des Beschwerdeführers, wie der in Vorlage gebrachten Dokumentation unter Punkt C.4. zu entnehmen, auch weiterhin verarbeitet.
6. Ausgehend von der gesetzlichen Verpflichtung im UGB und in der BAO ist der Beschwerdegegnerin beizupflichten, dass die Speicherung der gegenständlichen personenbezogenen Daten des Beschwerdeführers in den Datenanwendungen „***IS“ und „MG**a“ für die Erfüllung der an die Beschwerdegegnerin übertragenen gesetzlichen Aufgabe des UGB und der BAO erforderlich ist, um den Grundsätzen ordnungsgemäßer Buchführung gerecht zu werden. Dabei ist festzuhalten, dass die Dokumentation des Kontrollvorgangs im System „***IS“ unmittelbar mit dem in „MG**a“ Geschäftsfall in Zusammenhang steht und so für die abgabenrechtliche Nachvollziehbarkeit von Bedeutung ist.
Auch, wenn es - für die Datenschutzbehörde absolut nachvollziehbar – für den Beschwerdeführer sehr ärgerlich ist, dass seine personenbezogenen Daten ohne sein Zutun trotz Stornierung der Forderung von der Beschwerdegegnerin weiterhin gespeichert werden, erscheint es für die Datenschutzbehörde im Sinne der buchhalterischen Überprüfbarkeit durch die Abgabenbehörde notwendig, auch einen Personenbezug zum Beschwerdeführer zu belassen.
Vor diesem Hintergrund ist die Speicherung der gegenständlichen personenbezogenen Daten des Beschwerdeführers in den Datenanwendungen „***IS“ und „MG**a“ für die Erfüllung der an die Beschwerdegegnerin übertragenen gesetzlichen Aufgabe des UGB und der BAO erforderlich, um den Grundsätzen ordnungsgemäßer Buchführung gerecht zu werden.
Die Beschwerdegegnerin war daher gemäß § 132 Abs. 1 BAO und gemäß §§ 190, 212 UGB, zur Aufbewahrung der verfahrensgegenständlichen Daten verpflichtet. Im gegenständlichen Fall liegen auch keine Anhaltspunkte vor, dass die Daten des Beschwerdeführers von der Beschwerdegegnerin zweckwidrig verwendet worden wären, weshalb Art. 17 Abs. 1 lit. d DSGVO nicht einschlägig ist.
Im Ergebnis hat die Beschwerdegegnerin dem Löschbegehren des Beschwerdeführers vom 21. Juni 2022 zu Recht nicht entsprochen, da die Verarbeitung nach Art. 17 Abs. 3 lit. b DSGVO erforderlich ist.
7. Es war daher spruchgemäß zu entscheiden.
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