Rückverweise
GZ: DSB-D122.944/0007-DSB/2018 vom 15.11.2018
[Anmerkung Bearbeiter: Namen und Firmen, Rechtsformen und Produktbezeichnungen, Adressen (inkl. URLs, IP- und E-Mail-Adressen), Aktenzahlen (und dergleichen), etc., sowie deren Initialen und Abkürzungen können aus Pseudonymisierungsgründen abgekürzt und/oder verändert sein. Offenkundige Rechtschreib-, Grammatik- und Satzzeichenfehler wurden korrigiert.]
BESCHEID
SPRUCH
Die Datenschutzbehörde entscheidet über die Datenschutzbeschwerde des Ludwig A*** (Beschwerdeführer) vom 28. Mai 2018 gegen den Magistrat der Stadt Wien (Beschwerdegegner) wegen Verletzung im Recht auf Löschung wie folgt:
- Die Beschwerde wird a b g e w i e s e n .
Rechtsgrundlagen : § 42 des Allgemeinen Sozialversicherungsgesetzes – ASVG, BGBl. I Nr. 189/1955 idgF; § 132 der Bundesabgabenordnung – BAO, BGBl. I Nr. 194/1961 idgF; Art. 6 Abs. 1 lit. f sowie Art. 17 Abs. 1 lit. a, d und Abs. 3 lit. b, e der Verordnung (EU) 2016/679 (Datenschutz-Grundverordnung – DSGVO), ABl. Nr. L 119 S. 1; § 24 des Datenschutzgesetzes (DSG), BGBl. I Nr. 165/1999 idgF.
BEGRÜNDUNG
A. Vorbringen der Parteien und Verfahrensgang
Der Beschwerdeführer brachte in seiner Eingabe vom 28. Mai 2018 an die Datenschutzbehörde im Wesentlichen vor, der Beschwerdegegner verweigere ihm die Löschung seiner personenbezogenen Daten, obwohl deren Aufbewahrung nicht mehr notwendig sei. Konkret werde ihm die Löschung von Krankheitstagen, welche während seines Dienstverhältnisses mit dem Beschwerdegegner angefallen seien, sowie die Löschung eines Aktenvermerkes, dass einer Wiedereinstellung in die MA ** keinesfalls wieder zugestimmt werde, verweigert.
Der Beschwerdegegner erwiderte mit Stellungnahmen vom 28. Juni 2018 und 3. September 2018 zusammengefasst, dass die Löschung der Krankenstandstage aufgrund von sozialversicherungs- und steuerrechtlichen Aufbewahrungspflichten nicht möglich sei. So stehe sowohl dem Beschwerdeführer als auch dem Beschwerdegegner selbst gemäß § 10 BO 1994 das Recht zu, binnen drei Jahren nach Beendigung des Dienstverhältnisses Ansprüche aus diesem geltend zu machen. Darüber hinaus seien sowohl gemäß § 132 BAO Aufbewahrungsfristen von sieben Jahren normiert, als auch sei die Aufbewahrung der Krankenstandsdaten gemäß § 42 Abs. 1 ASVG verpflichtend, da diese für die Lohnsteuer und Sozialversicherung als abrechnungsrelevante Daten zu erfassen seien.
Hinsichtlich des Aktenvermerkes, dass einer Wiedereinstellung des Beschwerdeführers nicht zugestimmt werde, dürfe dem Dienstgeber nicht verwehrt werden, für sich selbst zu bestimmen, ob er mit einer Person ein Dienstverhältnis eingehen möchte oder nicht und stelle dies daher ein überwiegendes berechtigtes Interesse zur Verarbeitung dar. Zudem sei der Aktenvermerk Teil des Personalaktes und werde daher nicht unbegrenzt aufbewahrt, sondern mit dem gesamten Personalakt nach drei Jahren ab Ausscheiden des Beschwerdeführers, daher am 2. Mai 2020, gelöscht.
Der Beschwerdeführer replizierte mit Stellungnahmen vom 10. Juli 2018 sowie 18. Oktober 2018 zusammengefasst, er habe nicht die Absicht, Ansprüche nach § 10 BO 1994 geltend zu machen, zumal etwaige Ansprüche bereits an ihn ausbezahlt worden seien. Auch habe er bereits seine Arbeitnehmerveranlagung für die Jahre des Dienstverhältnisses beim Finanzamt geltend gemacht und greife § 132 BAO daher ebenso wie § 42 ASVG nicht.
B. Beschwerdegegenstand
Auf Grund des Vorbringens des Beschwerdeführers ergibt sich, dass Beschwerdegegenstand die Frage ist, ob der Beschwerdegegner durch Weigerung der Löschung der Krankenstandstage sowie eines Aktenvermerks, dass einer Wiederaufnahme des Beschwerdeführers nicht zugestimmt werde, gegen das Recht des Beschwerdeführers auf Löschung verstoßen hat.
C. Sachverhaltsfeststellungen
Der Beschwerdeführer war bis 30. April 2017 als **** bei dem Beschwerdegegner in der Magistratsabteilung ** in einem Vertragsbedienstetenverhältnis beschäftigt.
Der Beschwerdegegner speichert auch nach Beendigung des Dienstverhältnisses die Anzahl der Krankenstandstage des Beschwerdeführers während besagtem Dienstverhältnis.
Im Personalakt des Beschwerdeführers findet sich zudem unter anderem ein Aktenvermerk vom 16. Februar 2017 mit dem Inhalt, dass seitens der Magistratsabteilung ** von einer eventuellen Wiederaufnahme des Beschwerdeführers abgesehen werde.
Nach seiner Selbstkündigung am 30. April 2017 begehrte der Beschwerdeführer mit Antrag vom 6. April 2018 die Löschung dieser personenbezogenen Daten.
Der Beschwerdegegner verweigert bis dato die Löschung der Krankenstandstage sowie des gegenständlichen Aktenvermerkes.
Im Personalakt des Beschwerdeführers befindet sich weiters ein Aktenvermerk vom 8. Juli 2015, welcher auszugsweise wie folgt lautet ( Formatierung nicht 1:1 wiedergegeben ):
[…]
Wie schon oft vor oder nach schwierigen Situationen hat sich Herr A*** krankgemeldet und war in dieser und auch in der nächsten Woche krank, mit dem Wissen, dass er in der darauffolgenden Woche für 2 Wochen auf Urlaub ist. Die Vertretung war somit nicht geregelt und auch nicht informiert. Erst auf Initiative seines Kleinteams konnten Informationen eingeholt werden. Zudem war in der 2. Krankenstandswoche ein Übergabetermin mit dem *** Graz, zu dem 3 Personen erscheinen, mit dem Thema [Anmerkung: Textpassage aus Pseudonymisierungsgründen gelöscht, um Rückschlüsse auf den Arbeitsplatz des Beschwerdeführers ausschließen zu können.] vereinbart.
Es entsteht der Eindruck, dass Herr A*** sich weder für das Team noch für seine Fallgeschichten besonders bemüht.
Es ist zu betonen, dass sich solche Situationen immer wieder wiederholen und in Zukunft jedesmal ein Aktenvermerk geschrieben wird
[…]“
Personalakte samt Inhalt werden vom Beschwerdegegner nach drei Jahren, gerechnet ab Beendigung des Dienstverhältnisses, gelöscht.
Beweiswürdigung : Die getroffenen Feststellungen stützen sich auf das insofern übereinstimmende Vorbringen der Parteien in den Stellungnahmen vom 28. Juni, 10. Juli, 3. September und 18. Oktober 2018.
D. In rechtlicher Hinsicht folgt daraus:
D.1 Zur Rechtslage:
Maßgeblich ist die Rechtslage zum Zeitpunkt der Entscheidung der Datenschutzbehörde, außer es handelt sich um die Beurteilung eines Verhaltens zu einem bestimmten Zeitpunkt.
Beschwerdegegenständlich wird jedoch nicht auf einen bestimmten Stichtag oder Zeitraum abgestellt (vielmehr wird die Löschung von Daten begehrt, die gemäß § 24 Abs. 6 DSG bis zum Abschluss des Verfahrens vor der Datenschutzbehörde erfolgen kann), weshalb von der Rechtslage nach der DSGVO bzw. des DSG auszugehen ist.
D.2 In der Sache selbst:
Artikel 17 Abs. 1 und 3 DSGVO lautet samt Überschrift ( Hervorhebungen durch die Datenschutzbehörde ):
Artikel 17
Recht auf Löschung („Recht auf Vergessenwerden“)
(1) Die betroffene Person hat das Recht, von dem Verantwortlichen zu verlangen, dass sie betreffende personenbezogene Daten unverzüglich gelöscht werden, und der Verantwortliche ist verpflichtet, personenbezogene Daten unverzüglich zu löschen, sofern einer der folgenden Gründe zutrifft:
a) Die personenbezogenen Daten sind für die Zwecke, für die sie erhoben oder auf sonstige Weise verarbeitet wurden, nicht mehr notwendig .
b) Die betroffene Person widerruft ihre Einwilligung, auf die sich die Verarbeitung gemäß Artikel 6 Absatz 1 Buchstabe a oder Artikel 9 Absatz 2 Buchstabe a stützte, und es fehlt an einer anderweitigen Rechtsgrundlage für die Verarbeitung.
c) Die betroffene Person legt gemäß Artikel 21 Absatz 1 Widerspruch gegen die Verarbeitung ein und es liegen keine vorrangigen berechtigten Gründe für die Verarbeitung vor, oder die betroffene Person legt gemäß Artikel 21 Absatz 2 Widerspruch gegen die Verarbeitung ein.
d) Die personenbezogenen Daten wurden unrechtmäßig verarbeitet .
e) Die Löschung der personenbezogenen Daten ist zur Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung nach dem Unionsrecht oder dem Recht der Mitgliedstaaten erforderlich, dem der Verantwortliche unterliegt.
f) Die personenbezogenen Daten wurden in Bezug auf angebotene Dienste der Informationsgesellschaft gemäß Artikel 8 Absatz 1 erhoben.
(2) […]
(3) Die Absätze 1 und 2 gelten nicht, soweit die Verarbeitung erforderlich ist
a) zur Ausübung des Rechts auf freie Meinungsäußerung und Information;
b) zur Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung , die die Verarbeitung nach dem Recht der Union oder der Mitgliedstaaten, dem der Verantwortliche unterliegt, erfordert, oder zur Wahrnehmung einer Aufgabe, die im öffentlichen Interesse liegt oder in Ausübung öffentlicher Gewalt erfolgt, die dem Verantwortlichen übertragen wurde;
c) aus Gründen des öffentlichen Interesses im Bereich der öffentlichen Gesundheit gemäß Artikel 9 Absatz 2 Buchstaben h und i sowie Artikel 9 Absatz 3;
d) für im öffentlichen Interesse liegende Archivzwecke, wissenschaftliche oder historische Forschungszwecke oder für statistische Zwecke gemäß Artikel 89 Absatz 1, soweit das in Absatz 1 genannte Recht voraussichtlich die Verwirklichung der Ziele dieser Verarbeitung unmöglich macht oder ernsthaft beeinträchtigt, oder
e) zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen .
D.2.a Zur Löschung der Krankenstandstage:
Der Beschwerdeführer hat als betroffene Person das Recht, vom Verantwortlichen die Löschung seiner personenbezogenen Daten zu verlangen, sofern einer der Gründe nach Art. 17 Abs. 1 DSGVO vorliegt. Das Recht auf Löschung gemäß Art. 17 Abs. 1 und 2 DSGVO kommt jedoch dann nicht in Betracht, wenn eine Verarbeitung nach den in Art. 17 Abs. 3 lit. a bis e DSGVO normierten Fällen erforderlich ist.
In der gegenständlichen Rechtssache sind die Tatbestände des Art. 17 Abs. 3 lit. b und e DSGVO zu prüfen.
Art. 17 Abs. 3 lit. b DSGVO normiert, dass eine Verarbeitung iSd Abs. 3 leg. cit. dann erforderlich ist, wenn sie zur Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung, die die Verarbeitung nach dem Recht der Union oder der Mitgliedstaaten, dem der Verantwortliche unterliegt, notwendig ist.
Sofern der Beschwerdeführer vorbringt, dass er seine Steuererklärung für die Jahre des Beschäftigungsverhältnisses längst beim Finanzamt geltend gemacht hat und daher § 132 Abs. 1 BAO nicht anwendbar ist, so verkennt er, dass die Verpflichtung gemäß § 132 BAO hiervon unabhängig besteht. Für die Berechnung der Lohnsteuer und die Beweispflicht des Beschwerdegegners, inwiefern er Steuerschuldner hinsichtlich der lohnsteuerrechtlichen Abgaben ist, sind die Krankenstandstage des Beschwerdeführers jedenfalls entsprechend § 132 Abs. 1 BAO für sieben Jahre aufzubewahren. In diesem Zusammenhang steht auch § 42 Abs. 1 ASVG, der dem Beschwerdegegner als Dienstgeber die Verpflichtung auferlegt, Einsicht in die für das Versicherungsverhältnis bedeutsamen Unterlagen zu gewähren. Die Dauer der Aufbewahrung orientiert sich hierbei an unternehmens- und steuerrechtlichen Pflichten, wie etwa § 132 Abs. 1 BAO und beträgt daher ebenso sieben Jahre (vgl. VwGH 2005/73 vom 11.09.1975).
Es liegt somit eine rechtliche Verpflichtung des Beschwerdegegners gemäß Art. 17 Abs. 3 lit. b DSGVO vor und ist die Speicherung der Krankenstandstage des Beschwerdeführers, wie ausgeführt, zur Erfüllung dieser erforderlich (vgl. dazu auch den Bescheid der Datenschutzbehörde vom 28. Mai 2018, GZ DSB D216.471/0001-DSB/2018).
Da bereits die Voraussetzungen nach Art. 17 Abs. 3 lit. b DSGVO vorliegen, war auf jene nach Abs. 3 lit. e nicht weiter einzugehen.
D.2.b Zur Löschung des Aktenvermerks:
Hinsichtlich des gegenständlichen Aktenvermerk kommt eine unrechtmäßige Verarbeitung nach Art. 17 Abs. 1 lit. d DSGVO in Betracht.
Gemäß Art. 6 Abs. 1 DSGVO ist die Verarbeitung nur rechtmäßig, wenn mindestens eine der in Art. 6 Abs. 1 DSGVO normierten Bedingungen erfüllt ist.
Art. 6 Abs. 1 DSGVO lautet samt Überschrift ( Hervorhebungen durch die Datenschutzbehörde ):
Artikel 6
Rechtmäßigkeit der Verarbeitung
(1) Die Verarbeitung ist nur rechtmäßig, wenn mindestens eine der nachstehenden Bedingungen erfüllt ist:
a) Die betroffene Person hat ihre Einwilligung zu der Verarbeitung der sie betreffenden personenbezogenen Daten für einen oder mehrere bestimmte Zwecke gegeben;
b) die Verarbeitung ist für die Erfüllung eines Vertrags, dessen Vertragspartei die betroffene Person ist, oder zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen erforderlich, die auf Anfrage der betroffenen Person erfolgen;
c) die Verarbeitung ist zur Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung erforderlich, der der Verantwortliche unterliegt;
d) die Verarbeitung ist erforderlich, um lebenswichtige Interessen der betroffenen Person oder einer anderen natürlichen Person zu schützen;
e) die Verarbeitung ist für die Wahrnehmung einer Aufgabe erforderlich, die im öffentlichen Interesse liegt oder in Ausübung öffentlicher Gewalt erfolgt, die dem Verantwortlichen übertragen wurde;
f) die Verarbeitung ist zur Wahrung der berechtigten Interessen des Verantwortlichen oder eines Dritten erforderlich, sofern nicht die Interessen oder Grundrechte und Grundfreiheiten der betroffenen Person, die den Schutz personenbezogener Daten erfordern, überwiegen, insbesondere dann, wenn es sich bei der betroffenen Person um ein Kind handelt.
Unterabsatz 1 Buchstabe f gilt nicht für die von Behörden in Erfüllung ihrer Aufgaben vorgenommene Verarbeitung.
In der gegenständlichen Rechtssache ist zu prüfen, ob eine zulässige Verarbeitung nach Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO vorliegt.
Hierbei ist zu beachten, dass sich Behörden in Erfüllung ihrer Aufgaben grundsätzlich nicht auf eine Verarbeitung nach lit. f leg. cit. stützen können (Art. 6 Abs. 1 lit. f letzter Satz DSGVO). Gegenständlich erfolgt die Verarbeitung jedoch nicht in Erfüllung der Aufgaben des Beschwerdegegners, sondern aufgrund eines privatrechtlichen Dienstverhältnisses, sodass dieses Handeln der Privatwirtschaftsverwaltung zuzuordnen ist. Der Beschwerdegegner kann sich daher auch bei der verfahrensgegenständlichen Verarbeitung, welche im Zusammenhang mit dem Dienstverhältnis des Beschwerdeführers steht, auf Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO stützen.
Der Beschwerdegegner verarbeitet den Aktenvermerk im Zuge seines Dokumentationsinteresses, konkret um ein eventuell erneutes Dienstverhältnis mit dem Beschwerdeführer zu vermeiden. Wie aus den Feststellungen zu erkennen ist, erfolgt dies nicht grundlos, sondern aufgrund des vergangen Verhaltens des Beschwerdeführers. Die Datenschutzbehörde schließt sich hierbei den Ausführungen des Beschwerdegegners an, dass es einem Dienstgeber nicht verwehrt werden darf, zu bestimmen, mit wem dieser (zukünftig) ein Dienstverhältnis eingehen möchte, insbesondere, wenn bereits Erfahrungen mit einer Person vorliegen.
Zudem wird der Aktenvermerk, wie festgestellt, als Bestandteil des Personalaktes mit Ablauf von drei Jahren nach Beendigung des Dienstverhältnisses gelöscht. Diese Speicherdauer gründet auf der allgemeinen dreijährigen Verjährungsfrist des ABGB zur Geltendmachung von Ansprüchen aus dem Arbeitsvertrag. Für den Beschwerdeführer ist daher ein klar erkennbarer Zeitpunkt gegeben, ab wann seine Daten gelöscht werden.
Im Ergebnis liegen somit berechtigte Interessen des Beschwerdegegners für die Verarbeitung personenbezogener Daten im Zusammenhang mit dem verfahrensgegenständlichen Aktenvermerk gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO vor.
Als weiteren Schritt ist zu prüfen, ob die Interessen des Beschwerdeführers jene des Beschwerdegegners überwiegen.
Die Datenschutzbehörde erwog hierbei folgende Punkte:
Der Beschwerdegegner ist zwar ein bedeutender, jedoch nicht einziger Dienstgeber für **** im Raum Wien, sodass der Beschwerdeführer sich durchaus bei anderen Dienstgebern bewerben kann. Zudem besteht für den Beschwerdeführer, in Anbetracht der Speicherdauer des Personalaktes von drei Jahren nach Beendigung des Dienstverhältnisses, nach Ablauf dieses Zeitraumes auch die Möglichkeit, sich erneut beim Beschwerdegegner zu bewerben. Dieser Zeitraum ist nicht als unverhältnismäßig anzusehen. Letztlich ist der Personalakt des Beschwerdeführers auch nicht öffentlich zugänglich und kommt dem Beschwerdegegner, wie erörtert, durchaus ein Dokumentationsinteresse in Angelegenheiten im Zusammenhang mit Dienstverhältnissen zu.
Die Interessen des Beschwerdeführers auf Löschung des Aktenvermerks überwiegen daher jene des Beschwerdegegners nicht.
Auch sei an dieser Stelle erwähnt, dass personenbezogene Daten nur in jenem Ausmaß verarbeitet werden dürfen, welches zur Erfüllung der Zwecke notwendig ist, zu denen sie erhoben oder auf sonstige Weise verarbeitet wurden. Die personenbezogenen Daten des Beschwerdeführers im Zusammenhang mit dem Aktenvermerk wurden im Zuge des Dienstverhältnisses erhoben und für den Zweck des Dokumentationsinteresses verarbeitet. Dieser Zweck besteht auch weiterhin und greift daher Art. 17 Abs. 1 lit a DSGVO ebenfalls nicht.
D.3. Ergebnis:
Aus Sicht der Datenschutzbehörde liegt im Ergebnis daher keine berechtigte Beschwerde des Beschwerdeführers auf Löschung seiner personenbezogenen Daten gemäß Art. 17 Abs. 1 DSGVO vor und war die Beschwerde aus den oben erörterten Gründen gemäß § 24 Abs. 5 DSG spruchgemäß abzuweisen.
Dem Beschwerdeführer steht im Übrigen mit dem Recht auf Auskunft nach Art. 15 DSGVO ein Instrument zur Verfügung, um zu überprüfen, ob der Beschwerdegegner nach Ablauf der genannten Fristen seine personenbezogenen Daten tatsächlich gelöscht hat.
