(1) Für jede betroffene Person, die in das ERnP eingetragen wird, ist ein Datensatz zu speichern, der die jeweiligen Eintragungsdaten, die internen Verfahrensdaten, das Zusatzmerkmal „Identität bestätigt“ – sofern die Voraussetzungen gemäß § 5 Abs. 3 Z 2 und 3 StZRegBehV 2022 vorliegen – sowie die Ordnungsnummer (ON) enthält. Die ON ist in gleicher Weise zu bilden wie eine ZMR-Zahl.

(2) Vor jeder Eintragung hat die Stammzahlenregisterbehörde das ZMR und das ERnP abzufragen, ob für die betroffene Person bereits ein Eintrag in diesen Registern besteht. Eine Eintragung hat nur zu erfolgen, wenn ein solcher noch nicht existiert.

(3) Für die Behandlung der einzutragenden Daten, wie etwa die Schreibweise, gelten dieselben Regeln und Vorkehrungen, die bei einer Eintragung von Daten in das ZMR anzuwenden sind.

(4) Ein im ERnP eingetragener Datensatz ist zu löschen sobald die Stammzahlenregisterbehörde Kenntnis vom Tod der betroffenen Person erlangt, frühestens jedoch nach Ablauf von zehn Jahren nach ihrem Tod. Der im ERnP eingetragene Datensatz ist 120 Jahre nach dem eingetragenen Geburtsdatum zu löschen. Sobald die betroffene Person in das ZMR aufgenommen wird, sind deren Daten gemäß Abs. 1 mit Ausnahme der internen Verfahrensdaten in das ZMR zu übernehmen, im ERnP für die weitere Verwendung zu sperren und nach weiteren 30 Jahren im ERnP zu löschen. Während dieser Zeit kann die Sperre durch die Meldebehörden für Zwecke der Rückabwicklung der Übernahme von Daten in das ZMR, die irrtümlich aufgrund einer möglichen Identität zweier Datensätze vorgenommen wurde, aufgehoben werden.

(5) Sofern die Daten des Meldepflichtigen in Bezug auf den ersten Vornamen, den Familiennamen und das Geburtsdatum mit einem bereits vorhandenen Eintrag im ERnP übereinstimmen, eine eindeutige Zuordnung jedoch nicht möglich ist, daher eine Übernahme der Daten in das ZMR gemäß Abs. 4 dritter Satz nicht in Betracht kommt und ein neuer Datensatz im ZMR eingetragen wird, hat die Meldebehörde den Auftragsverarbeiter gemäß § 12 StZRegBehV 2022 hiervon automationsunterstützt zu verständigen. Kommt der Auftragsverarbeiter zu dem Ergebnis, dass es sich beim Eintrag im ERnP und im ZMR um dieselbe Person handelt, ist die Meldebehörde davon zu verständigen. Diese hat die Datensätze in weiterer Folge aus dem ERnP in das ZMR zu übernehmen und anschließend zusammenzuführen.

(6) Wenn ein Datensatz aufgrund eines Ersuchens gemäß § 4 eingetragen wurde, kann dieser Verantwortliche des öffentlichen Bereichs die Löschung des Datensatzes bei der Stammzahlenregisterbehörde veranlassen, wenn bis zum Zeitpunkt der Veranlassung der Löschung kein Zugriff eines Dritten auf diesen Datensatz erfolgt ist.

(7) Für Anträge und Ersuchen auf Eintragung oder Änderung des Registerinhaltes hat die Stammzahlenregisterbehörde ein Webformular und – soweit zweckmäßig – eine Schnittstelle zur Verfügung zu stellen.